特養申し込みの理由に何を書く？4つの情報と状況別の例文・注意点を解説

公開：2026/08/17　更新：2026/10/07 カテゴリー：お役立ちコラム

ケアマネジャーに勧められて特養の申込書を受け取ったものの、いざ「入所を希望する理由」の欄で手が止まっていませんか？何をどこまで書けば入所につながるのか、判断がつかないまま日が過ぎてしまうご家庭も多いものです。

理由欄に書くのは、本人の心身の状況・介護するご家族の状況・在宅サービスの利用状況・住まいの状況の4つです。この記事では、その4つの中身と状況別の例文、事実を正しく伝えるコツ、要介護1・2の特例入所での書き方までを解説します。

この記事を読めば、4つの情報と例文を参考にして、ご自身のケースに合った文章を書き上げられるでしょう。

※本記事は2026年8月時点の情報をもとに作成しています。入所選考の指針や申込様式は自治体ごとに改定されるため、申込先の最新の案内もあわせて確認しましょう。

特養申し込みの理由欄はどう使われる？

特養の申込書には「入所を希望する理由」を記載する欄があります。何をどこまで書けば入所につながるのか、そもそも読まれているのかと不安になる方は少なくありません。この欄は、点数だけでは伝わらない事情を施設に把握してもらう役割があります。

まずは入所の順番がどう決まり、そのなかで理由欄がどのような役割を担うのかを見ていきましょう。

入所は申し込み順では決まらない

特養の入所は、申し込んだ順番では決まりません。施設は評価基準に沿って申込者に点数をつけ、その高い順に入所の順位を決めます。申し込み順が使われるのは、点数が並んだときだけです。

順位づけの土台になるのは、要介護度・世帯の状況・在宅サービスの利用率・地域性の4項目です。これらは基本的評価基準と呼ばれ、点数化して入所の名簿を作ります。配点は自治体ごとに決まっており、一例として神戸市は100点満点のうち本人の状況に50点、介護の必要性と在宅介護の困難性に25点ずつを配分します。

早く申し込めば早く入れるわけではありません。ただし、同じ点数の申込者が並んだときには申込日が考慮されるため、早めに申し込みをしておくとよいでしょう。お住まいの地域の評価基準は、申込先の施設や自治体の窓口で確かめられます。

施設の委員会が入所順位を決める

順位を決めるのは、施設ごとに設けられた委員会です。国の通知により、施設は入所を検討する合議制の委員会を置き、その話し合いで入所を決めます。名称は入所検討委員会や入所選考委員会など、自治体ごとに異なります。

委員には施設長・生活相談員・看護職員・介護職員・ケアマネジャーなどが加わり、会議は月1回程度開かれるのが一般的です。自治体によっては、法人の評議員のような第三者の参加や、5年間の記録保存まで定めています。

理由欄は、その場に集まった職員が目を通す資料です。ただし、選考の軸はあくまで点数による評価で、個別の事情はそれを補う位置づけです。書き方を工夫して点数を上げる欄ではなく、点数に表れない事情を伝える欄だと捉えましょう。

特養申し込みの理由に書く4つの情報

理由欄に何を書くかは、申込書のほかの欄と切り離して考えるものではありません。申込書は、本人の状態・介護者の事情・サービスの利用状況・住まいの事情を書く欄に分かれています。

様式の名前や欄の分け方は自治体ごとに異なりますが、聞かれる中身に大きな違いはありません。ここでは、理由欄に盛り込みたい4つの情報を順に見ていきます。

本人の心身の状況

1つ目は、親御さんの心身の状態です。申込書とあわせて出す調査票には、認知症の状況や日常生活自立度、常時の介護や見守りが必要か、昼夜逆転やひとり歩きがあるかを記す欄があります。理由欄では、その中身を文章で補う形です。

認知症がある場合は、どのような症状が出ているのかを記載します。日常生活に支障が出ている場面と、その回数もあわせて記しましょう。食事や入浴、排せつのどこにどれだけ介助が必要かも、生活の様子が伝わる材料になります。

関連記事：【要介護度とは】8段階の心身状態の目安・受けられる介護サービス・費用

介護する家族の状況

2つ目は、介護しているご家族の状況です。誰が介護しているのか、その人が高齢なのか、病気や障がいを抱えていないか、仕事や育児と重なっていないかが判断の材料になります。

記載する内容は、介護者の精神的・身体的な状態と、介護を担えない理由です。世帯の状況は、たとえば大阪府なら単身世帯・高齢者のみで介護者が要支援以上の世帯・優先すべき世帯・その他の4区分に分けて評価されます。区分だけでは表せない事情を、理由欄で補う形です。

同居していても、介護者が持病の治療中で夜間の対応ができない場合もあります。「同居家族あり」の一言では伝わらない部分こそ、文章で説明する意味があるでしょう。

在宅サービスの利用状況

3つ目は、在宅サービスをどれだけ使っているかです。申込書には申込日の前月に使ったサービスの種類と回数、在宅介護を続けてきた期間の記入欄があります。

在宅サービスの利用率は、要介護度ごとの支給限度額に対して実際に使った割合です。直近3か月の実績を平均して評価されます。神戸市の場合は、利用率が6割以上なら25点、2割未満なら10点に分かれます。配点は自治体ごとに違うので、詳しくは申込先の窓口で確かめましょう。

注意したいのは、利用率が低い場合です。サービスの利用が少ないなら、その理由まで書き添えます。費用の負担が重い、近くに事業所がないなど、増やしたくても増やせない事情は、書かなければ評価に上がりません。

住まいの状況

4つ目は、住まいの事情です。申込書の項目は、次のとおりです。

住居が狭く十分な介護ができない
在宅サービスの利用に住環境が合わない
施設や病院から退所を求められている

住環境の面から特養への入所が必要だといえる理由は、この欄で伝えます。住まいの狭さだけでなく、立地や改修ができるかどうかまで見られる項目です。

段差が多い、浴室が狭くて介助しながら入れない、エレベーターのない集合住宅の上階で通院に付き添えないといった事情は、生活の困りごととして記載しましょう。

状況別に見る特養申し込みの理由の例文

書くべき情報がわかっても、いざ文章にしようとすると手が止まるものです。ここからは、申し込みの現場で多い5つの状況ごとに、そのまま参考にできる例文を紹介します。

例文は写すためではなく、ご家庭の事情に置き換えて使用します。日付や回数、サービス名をご自身のケースに入れ替えて記載しましょう。

認知症で目が離せない場合

認知症があると書くだけでは、介護の負担は伝わりません。いつ・どの場面で・何回起きているのかを、日常の様子とあわせて書きます。

母は昨年の秋ごろから夜中に起き出すようになり、玄関の鍵を開けて外に出ようとする日が週に3〜4回あります。日中も落ち着かず、目を離すと台所の火をつけたままにしてしまうため、常時の見守りが必要な状態です。訪問介護を週4回利用していますが、夜間は同居する私が対応しており、睡眠が取れずに仕事へも支障が出ています。

ここで効くのは、症状の名前ではなく場面の描写です。火の不始末や夜間の外出など、何が起きているかを書くと、見守りの必要性が伝わります。

高齢の配偶者が介護している場合

介護する側も高齢の場合は、介護者の年齢・持病・できなくなった介助をそろえて書きます。介護者の状態は、申込書の評価でも見られる部分です。

父（85歳）が母の介護をしていますが、父自身も腰痛と高血圧で通院しており、入浴や排せつの介助が難しくなっています。私は隣県に住んでおり、手伝えるのは月に2回程度です。週3回のデイサービスと週2回の訪問介護を入れていますが、夜間は父一人で対応している状態です。

厚生労働省の2025年国民生活基礎調査によると、同居して介護している組み合わせのうち、介護する側とされる側がともに65歳以上のケースは61.9％を占めます。介護者が高齢や病気で介護が難しい状態は、申込書の評価でも独立した項目です。

介護者が日中そばにいられない場合

仕事や遠距離で日中そばにいられない場合は、勤務の実態と支援が途切れる時間帯を数字で記載します。

私は平日の9時から18時まで勤務しており、母は日中一人で過ごしています。5月に自宅で転倒してからは一人で立ち上がるのが難しく、日中に何かあっても気づけない状態です。デイサービスは週4回入れていますが、残る平日1日と、出勤前後の朝夕は支援が途切れています。

勤務の実態は、週に何日・何時から何時までかを記載します。就労をどう評価するかは自治体で扱いが分かれるため、加点を期待するのではなく、支援が届かない時間帯を事実として示しましょう。

関連記事：働きながら介護は無理？仕事と介護を両立させる支援制度と7つのポイント

医療的ケアが必要な場合

医療的ケアの有無そのものは、申込書にある医療の状況欄や病名の欄で伝わります。理由欄に書くのは、そのケアがあるために在宅の生活を続けられない事情です。

母は誤嚥性肺炎を繰り返し、退院後は胃ろうからの栄養注入とたんの吸引が必要になりました。吸引は日中に6〜8回、夜間も2〜3回あり、私が仮眠を取りながら対応しています。訪問看護を週2回利用していますが、それ以外の時間帯は家族が担うほかなく、在宅での生活を続けるのは限界です。

申込書には、胃ろうや経管栄養などの医療的ケアを選ぶチェック欄と、治療中の病名の記入欄もあります。たんの吸引のように選択肢にない処置は、その他の欄や理由欄で伝えましょう。処置の回数や誰が担っているかまで書くと、在宅の限界が伝わります。

本人が一人暮らしの場合

一人暮らしは申込書の評価でも見られる事情ですが、単身だと書くだけでは実情は伝わりません。一人で過ごす時間に何が起きているかを添えます。

母は自宅で一人暮らしをしています。今年に入って服薬を忘れる日が増え、冷蔵庫に期限切れの食品がたまるようになりました。7月には近所で道がわからなくなり、警察に保護されています。私は車で1時間半の距離に住んでおり、訪問できるのは週1回が限度です。

在宅で介護を受ける世帯のうち単独世帯は33.2％で、割合は上昇傾向です。身寄りや介護者が誰もいない場合には、在宅介護の困難性で最も高い点数が配分されます。別居のご家族がいれば当てはまりませんが、一人で過ごす時間に何が起きているかは理由欄で伝えられます。

関連記事：高齢者の一人暮らしは危険？潜むトラブルと家族ができる7つの対策を解説

特養申し込みの理由を事実で伝えるコツ

例文をご自身のケースに置き換えるとき、どこまで書けばよいのか迷う場面が出てきます。大げさに見えないか、逆に控えめすぎて伝わらないかは、多くのご家族が立ち止まるところです。

判断の軸は、事実を漏らさず書けているかどうかです。ここでは、必要性が正しく伝わる文章にするための3つのコツを紹介します。

できなくなったことを日付で書く

申込書の意見欄には、介護を続けるのが難しい事情を詳しく書くよう注記があります。まず添えたいのは、その変化がいつ始まったかです。

「以前からできなくなっています」と書くと、半年前なのか3年前なのかが読み手に伝わりません。「昨年10月から一人で入浴できなくなりました」と書けば、進行の速さと現在の状態が同時に伝わります。

書き分けの例は、次のとおりです。

伝わらない例：最近、歩けなくなってきました
伝わる例：今年3月の転倒後、室内も伝い歩きです
伝わらない例：夜に何度も起きます
伝わる例：昨年冬から夜間に2〜3回起きます

いつからその状態なのかは、記録がなくても思い出せる出来事と結びつけると書きやすくなります。入院や転倒、ご家族の帰省などを手がかりにしましょう。

介護の回数や時間を数字で書く

もう一つのコツは、介護の量を数字で示す書き方です。申込書には、健康状態や週の勤務日数・時間まで書くよう注記されている様式もあります。要介護1・2の特例入所では、認知症の症状とその頻度まで記すよう求められます。

「毎日大変です」と書くだけでは、介護の重さが読み手に届きません。「おむつ交換が1日6回」「夜間の対応で2時間以上起きている」と書けば、在宅で支えきれない量だと数字で伝わります。

数えられるものは、回数・時間・日数のどれかにあてはまります。訪問介護やデイサービスの利用回数も、あわせて書いておきましょう。

感情を書いても問題はありません。事実を先に置き、最後に希望を一言添える順番にすると伝わりやすくなるでしょう。

後ろめたさから書き控えない

「ここまで書いては親御さんに申し訳ない」とためらい、実際より軽く書いてしまうご家族もいます。ただ、書かなかった事情は施設に伝わりません。

申込書とセットで出す調査票の意見欄は、評価の点数では反映されない事情を書く場所として設けられています。書き控えるほど、必要性は伝わりにくくなります。

ただし、事実を大きく見せる必要もありません。起きていない出来事を書けば、面談や調査の場で食い違いが生じます。

起きている事実を、起きているとおりに書けば足ります。この線引きを守れば、後ろめたさを抱えずに書けるでしょう。

要介護1・2の特例入所で理由を書く方法

ここまでは、要介護3以上での申し込みを前提に説明してきましたが、要介護1・2の親御さんには特例入所の制度があり、理由の書き方も変わります。要件に当てはまると示せなければ、申し込みが先へ進みません。

ここでは、特例入所で理由を書くときの手順を2つに分けて解説します。

該当する要件を最初に示す

特養の入所は平成27年4月から原則として要介護3以上に限られていますが、やむを得ない事情がある場合は要介護1・2でも申し込めます。認められる事情は、次の4つです。

認知症で日常生活に支障が頻繁に出ている
知的障がいや精神障がいで同様の状態にある
家族などによる深刻な虐待が疑われる
単身か同居家族が高齢・病弱で支援が足りない

申込書には、この4つをチェックする欄が用意されています。ただし、兵庫県のように3項目へ整理した様式もあるため、申込先の書式で該当する項目を確かめましょう。

申込書には、要件に該当し、施設以外での生活が著しく困難だといえる理由を付記します。まず該当する要件を選び、そのうえで理由を書き始めましょう。

要件に沿って状況を書き添える

要件にチェックを入れただけでは、申し込みは先へ進みにくくなります。見られるのは、要件に当てはまるとわかる中身が書かれているかどうかです。記載が足りない場合、施設は自治体へ意見を求める流れになります。

たとえば、認知症の要件を選んだなら、日常生活のどこに支障が出て、週に何回それが起きるのかを書き添えます。介護支援経過記録などの添付を求める自治体もあるため、手元の記録もあわせて確かめておくと安心です。

添付できる書類の扱いは自治体や施設で分かれ、別紙を受け付けない場合もあるため、申込先の案内で確かめておきましょう。なお、要件に該当すると本人やご家族が申し出ているにもかかわらず、施設側が申し込みそのものを断ることは、国の通知で認められていません。

特養申し込みの後の手続き

理由欄を書き上げて提出したら、それで終わりではありません。申し込みは出しておしまいの手続きではなく、状況の変化を伝えながら待つ期間の入り口です。

ここでは、提出後にやっておきたい3つの動きを確認します。

複数の施設に申し込む

特養は、複数の施設へ同時に申し込めます。申込書には、ほかに申し込んでいる施設名や今後の申込予定を書く欄が設けられています。1施設だけに絞る必要はなく、通える範囲の施設に出しておくほうが入所できる可能性は広がるでしょう。

ただし、申し込みの数が多いほど早く入れるわけではありません。順位はあくまで入所の必要性で決まるため、複数に出すのは空きが出たときに声がかかる余地を増やすためです。

2019年の全国調査でも、申込者の45.3％がほかの施設にも申し込んでいました。理由欄の内容は、どの施設に出すものも同じ事実を記載すれば問題ありません。

状況が変わったら申込書を出し直す

申し込みから入所までの間に、親御さんの状態が変わる場合もあります。要介護度が上がった、介護していた方が入院した、退院して住まいが変わったといった変化は、入所の必要性の判断に直接影響します。

2019年の全国調査でも、申し込みから入所までの期間が長くなるほど要介護度は重くなる傾向です。待っている間の変化こそ、施設に伝える価値があります。

申込内容に変更が生じたときは、変更届を出すか、速やかに施設へ知らせる決まりです。申込書には、施設からの意思確認に2年以上答えないと申し込みが取り消される旨の同意書も含まれます。

関連記事：要介護認定の更新手続き完全ガイド｜期間・流れと区分変更申請との違い

待機が長引くときはほかの施設も探す

特養の入所申込者は、2025年4月時点で要介護3以上が全国20.6万人です。大阪府内では、1年以内の入所を希望する方が6,238人、うち入所の必要性が高いと考えられる方が5,307人です。地域によっては、待つ期間が長くなります。

待つ間の暮らしをどう支えるかは、申し込みとは別に考えておきたい部分です。老健や介護医療院、介護付き有料老人ホームやサービス付き高齢者向け住宅など、条件によっては特養より早く入れる選択肢もあります。

在宅サービスを増やして待つ方法もあれば、いったん別の施設で暮らしながら空きを待つ方法もあります。ご家庭の事情に合う選び方は一つではないため、迷ったときはケアマネジャーや施設の紹介窓口に相談してみましょう。

特養申し込みの理由でよくある質問

理由欄を書き進めるなかでは、様式の説明だけではわからない疑問も出てきます。

最後に、申し込みの場で多く聞かれる質問にお答えします。

理由欄は家族が書いてもいい？

ご家族が書いて差し支えありません。申込書の記入要領は、申込者を本人または本人を代理するご家族等と定めており、本人の記入が難しい場合はケアマネジャーの代筆も認めています。代筆のときは、書いた方の名前を右肩に併記します。

本人による申し込みが難しいときは、本人の意思を確認したご家族や担当のケアマネジャーが代わりに申し込んで差し支えありません。申込書にも、申込代理者の氏名と続柄を書く欄が用意されています。

ご家族が書くときは、まずご本人の意思確認が前提となります。日々の様子を最もよく知る立場から書けるので、遠慮せずに引き受けましょう。

本人が入所を嫌がるときはどう書く？

ありのままを書いて問題ありません。申込書には本人の入所意向を選ぶ欄があり、希望している・迷っている・拒否している・知らせていない・認知力低下により理解が難しい、の5つから選びます。「拒否している」を選んでも問題はなく、それも申込書があらかじめ想定している選択肢の一つです。

本人以外が申し込む場合は、施設が本人の意思を確認します。施設が本人の意思を確かめられないときは、ケアマネジャーの意見で補われます。

無理に「希望している」と書くと面談や入所後の生活で食い違いが出るため、嫌がっている事実と、それでも申し込みが必要な事情を並べて書きましょう。

まとめ

特養の申し込みで理由欄に書くのは、本人の心身の状況・介護するご家族の状況・在宅サービスの利用状況・住まいの状況の4つです。入所の順番は申し込み順ではなく必要性で決まるため、点数に表れない事情をこの欄で伝える意味があります。

記載するときは、できなくなった変化を日付で、介護の量を回数や時間で示しましょう。後ろめたさから控えめに書くと必要性が伝わらないため、起きている事実をそのまま書くのが確実です。

要介護1・2で申し込む場合は、特例入所の要件を選んだうえで、当てはまる状況を書き添えます。書き上げたあとの施設選びや、待機が長引くときの行き先に迷ったときは『笑がおで介護紹介センター』へご相談ください。

参考サイト

このコラムの監修者

花尾奏一（はなお　そういち）

保有資格：介護支援専門員、社会福祉士、介護福祉士

有料老人ホームにて介護主任を10年　
イキイキ介護スクールに異動し講師業を6年
介護福祉士実務者研修・介護職員初任者研修の講師
社内介護技術認定試験（ケアマイスター制度）の問題作成・試験官を実施

この記事の関連記事

老人ホーム・介護施設を探す

都道府県をクリックすることで選択したエリアの市区町村や駅・路線などから老人ホームを探すことができます。

大阪府

兵庫県

京都府

奈良県

滋賀県

和歌山県

三重県